Administrator

Her kan personer be om informasjon om hvordan en virksomhet håndterer faktiske og potensielle konsekvenser av sin virksomhet. Personen kan velge å sende inn et informasjonskrav med navn eller anonymt. Personen vil i etterkant få tildelt brukernavn og passord, som kan benyttes for å logge seg inn og se sin henvendelse.

Velg om du ønsker å sende inn en forespørsel med navn eller anonymt.

1.2.1 Skjema for informasjonskrav

Her fyller man ut hvilken organisasjon du representerer, og hva kategori du ønsker informasjon om.

1.2.2 Kvittering for innsendt forespørsel

Du vil da motta kvittering for innsendt forespørsel.

Dersom du sender inn som anonym, får du tildelt brukernavn og passord direkte i nettleseren. Har du meldt i fra med navn, vil du få tilsendt påloggingsinformasjon på e-post.

1.3 Melde inn forhold

Her kan personer melde fra om forhold de kjenner til. Personen kan melde fra med navn eller anonymt.

Velg om du ønsker å sende inn en forespørsel med navn eller anonymt.

1.3.1 Skjema for melde inn forhold

Fyll ut hva Organisasjon du representerer, og hva du ønsker å melde fra om. Deretter kryss av for “Jeg er ikke en robot”. Trykk send. Du vil da motta en kvittering med påloggingsinformasjon.

1.3.2 Kvittering for innsendt varsel

Se 1.2.2

2.0 Brukeroversikt

2.1 Brukere

Under brukere kan du se en oversikt over alle brukerne i portalen.

2.2 Redigere brukere

Trykk “rediger” på ønsket bruker

Du får da opp profilen for ønsket bruker. Gjør ønskede endringer. Trykk på “lagre endringer” nederst i høyre hjørne.

2.3 Opprette nye brukere

2.4 Slette eller deaktivere brukere

Trykk på “Rediger” bruker (Se 2.2) – Deretter deaktiver nede til høyre.

3.0 Innboks – Oversikt

Under innboks i menyen, vil du se oversikt over alle innkommende henvendelser.

Når du åpner en henvendelse vil du få beskjed om at all aktiviteten vil loggføres.

3.1 Henvendelser

Her får du se henvendelsen personen har sendt inn. Til høyre kan du se hvilke kategorier personen ønsker informasjon om.

Dersom personen har sendt inn forespørsel med navn, så vil kontaktinformasjonen være synlig til høyre.

Dialog: i dialogfeltet kan du ha dialog med personen som har sendt inn henvendelsen. Personen må logge seg inn for å kunne besvare dialogen.

3.2 Tilgjengeliggjøre informasjon

For å besvare henvendelsen, kan du tilgjengeliggjøre informasjon.

Trykk på tilgjengeliggjør informasjon til høyre

Du vil da få opp følgende bilde

Bilde viser oversikt over kategoriene i din virksomhet sin aktsomhetsvurdering.

Du kan trykke på “gi tilgang”, for å tilgjengeliggjøre informasjonen.

Fjern tilgang: Trykk på ønsket kategori, og velg fjern tilgang.

Trykk lagre nederst i høyre hjørne

4.0 Kartlegging

Øverst på siden kan man legge inn hvilket land man handler med:

Trykk på “Legg til”

4.1 Leverandørspesifikk kartlegging

Her er det mulig å legge inn leverandørspesifikk kartlegging.

Ved å trykke på “Legg til kategori” oppretter man en ny kategori for leverandører.

For å opprette en ny kategori må du skrive inn tekst og trykke “Ok”.

4.2 Legg til nytt spørsmål under “Kategori”

“Legg til nytt spørsmål under (Datasikkerhet)”

For å opprette nye spørsmål må du skrive inn tekst og trykke “Ok”.

Her skriver du inn svaralternativer for spørsmålet du opprettet, husk og bruk “komma tasten” for å adskille som vist under.

4.3 Slette kategori

Ønsker du og slette kategori, kan man gjør dette ved og trykke på den oransje knappen “Slett kategorien”

4.4 Vise kategori i underportaler

Ved å trykke på “Vises ikke på underportaler” aktiverer man kategorien.

Det vil da stå “vises på alle underportaler” som vist neden for

4.5 Slette spørsmål

Administrator kan slette spørsmål ved å trykke “Slett dette spørsmålet”

5.0 Leverandører

Her har du oversikt over leverandørene som er registrert på din portal. Leverandørnavn, Kontaktperson, Omsetning, Produkt, Produksjon, Produksjonsland, Næringskode, Risikovurdering, Due Diligence Score, Tiltak, Ansvarlig, Frist, Oppfølging, og Status.

Ved å klikke på Rediger-Knappen kan man redigere disse verdiene.

5.1 Legg til ny leverandør via Brønnøysundregistrene

Man kan legge til leverandør enten via Excel, Brønnøysundregisteret, eller manuelt.

Her er det mulig å legge til leverandører fra Brønnøysundregistret.

5.2 Legg til ny leverandør manuelt

Her legger du til leverandører manuelt om ønskelig.

5.3 Legg til leverandør gjennom Excel

Se 9.2 for opplastning av leverandører gjennom Excel

5.4 Min portal

Her har du informasjon om totalt registrerte leverandører, og innkommende forespørsler om informasjon.

Her er det også mulighet for å sende supporthenvendelser.

5.5 Risikovurdering

For å bygge risikovurdering kan man gjøre dette ved å klikke på risikovurdering under leverandørene.

Trykk på “Bygg rapport”

6.0 Dashboard

Dashbordet viser en oversikt over din portal.

Her kan du se antall henvendelser, antall leverandører, og det blir ut fra dette gitt en score som sier noe om risikoen knyttet til din virksomhet.

Innkommende henvendelser: viser hvor mange henvendelser som har kommet inn i portalen

Gjennomsnittlig risiko: viser gjennomsnittet av risiko basert på alle leverandørene

Antall leverandører: antall registrerte kunder

Verdenskart over mine leverandører: land der leverandører holder til blir markert med blått

Fordeling per land: viser fordeling av leverandører per land

Fordeling næring: viser fordeling av leverandører per næring

7.0 Dokumentbank

7.1 Laste opp dokumenter

Her kan du laste opp filer/dokumenter til din portal

Velg fil, og trykk last opp

7.2 Mine dokumenter

Oversikt over dine dokumenter. Her kan du publisere dokumentene på forsiden om ønskelig.

Om du ønsker leverandørene skal signere dokumentene, kan du trykke på “Digital signering” .

7.3 Dokumentsignaturer

Oversikt over hvem som har signert, og mulighet for slette dokumenter til signering.

8.0 Ressurser

Dokumenter & Ressurser – Forhåndslaget maler som er tilgjengelige for administratorer.

9.0 Innstillinger for TG:

Ved å klikke på “Innstillinger for TG” i menyen på venstre side, vil du se innstillinger for portalen. Dette er bare administrator som har tilgang til dette.

9.1 Faner & Synlighet:

9.2 Last opp leverandørark

Her kan du laste opp Excel-fil med dine ulike leverandører. Her er det viktig å laste opp filen opp som CSV fil.

9.3 Invitasjonslenke

Du kan dele denne spesifikke lenken med dine leverandører for å gjøre det enkelt for dem å registrere seg som leverandører under din portal. Når du klikker på lenken og følger registreringsprosessen, vil systemet automatisk opprette en tilknytning mellom dem og din portal. Dette forenkler og effektiviserer prosessen med å administrere leverandører, ettersom du får en sentralisert oversikt over alle dine tilknyttede leverandører på ett sted.

Under lenker er det laget en mal om ønskelig, lenken er lagt inn i bunnen av teksten.

10.0 Innstillinger for portal

10.1 Språk

Her er det mulig å endre språk. Vi har tilgjengelig Engelsk og Norsk. Flere språk vil komme

10.2 Innstillinger for navn

10.2.1 Tillatt forespørsler med navn og identitet

Åpner portalen for at varsler kan sende inn sak/informasjonsforespørsel med navn og identitet.

10.2.2 Tillatt anonym varsling

Åpner portalen for at varsler kan sende inn en sak/informasjonsforespørsel anonymt.

10.2.3 La varsler velge direktemottaker

Varsler får mulighet til å velge at varslet skal gå direkte til en saksbehandler. Dette gjør at saken går direkte til valgt saksbehandler, og at administrator ikke ser saken. Varsler kan velge mellom de saksbehandlerne som er registrert i portalen.

10.2.4 La innsender selv sette kategori

Tillater innsender selv å sette kategori på varsler.

10.2.5 Varsler kan velge nivå/undernivå

Tillater varsler å velge nivå (portal) varselet skal sendes til. Dette kan være aktuelt i tilfeller der det er en organisasjon med flere nivåer (underportaler), for eksempel etter region eller land. Overordnet nivå (din portal) må ha denne aktivert.

10.3 Funksjoner

10.3.1 Aktiver mørkt tema

Gjør portalen mørkere i menyen. Dette gjelder for alle brukere.

10.3.2 Aktiver mappeløsning

Aktivere mappeløsninger for informasjonskrav og varsler.

10.3.2 Aktiver kommunikasjonsmodul

Aktiverer kommunikasjonsmodulen, som gjør at saksbehandler kan opprette dialog med eksterne parter.

10.3.3 Aktiver dokumentmodul

Aktiverer dokumentmodul, som gjør det mulig å opprette saksdokumenter.

10.3.4 Omgjør forsiden på denne portalen til en portalvelger

Aktivere forsiden som portalvelge.

10.4 Parametere

10.4.1 Last opp logo til portal

Ved å trykke på “velg fil” kan man laste opp ønsket logo.

10.4.2 Bakgrunnsfarge på systemet

Her kan du velge bakgrunnsfarge på systemet. Denne funksjonen er fortsatt i “Beta”

10.4.3 Egne roller i varslingsskjemaet

Her kan administrator legge inn egne roller, som varsler kan velge mellom når han/hun skal varsle.

10.5 Innledningstekst på forsiden

Ønsker du å redigere innledningsteksten på forsiden kan man gjør dette her.

10.6 Informasjon om innmelding (nedtrekksmeny)

Her kan man opprette nedtrekksmeny på forsiden. Her er det viktig at man bruker “Heading 1” som tekst for overskrift for å opprette nedtrekksmeny

10.7 Kategorier

Opprett kategorier og tilknytt en fargekode. Kategorier brukes for at saksbehandler skal kunne kategorisere varsel, som inkluderes i statistikken . Fyll ut navn på kategori og klikk “Opprett ny kategori”. Kategorien kan velges når saksbehandler skal saksbehandle saken.

10.8 Avslutningskoder

Brukes når et varsel er ferdig saksbehandlet og skal lukkes. Fyll ut navnet på koden og klikk “Opprett ny avslutningskode”. Avslutningskoden kan nå velges som årsaks kode når en sak skal avsluttes.

10.9 Avvisningskoder

Brukes når et varsel avvises (for eks. på bakgrunn av manglende informasjon) Fyll inn navn på koden og klikk “Opprett ny avvisningskode”. Avvisningskoden kan nå velges når saken skal avvises.