Forbered deg til offentlig redegjørelse av bedriftens aktsomhetsvurderinger med vårt styringssystem.
Er du klar til å publisere aktsomhetserklæringen offentlig?
I denne artikkelen vil vi gi deg en forklaring på hva offentlig redegjørelse er og hvordan virksomheter effektivt kan arbeide for å overholde Åpenhetsloven og OECDs retningslinjer med vårt styringssystem.
Vi teller ned tiden du har igjen til å utarbeide og publisere selskapets offentlige redegjørelse (Årlig rapport).
Har du implementert et styringssystem for Åpenhetsloven ennå?
Systemet vårt er utviklet for å håndtere åpenhetsloven med en risikobasert tilnærming. Dette betyr at du kan påvirke både konsekvensene i forsyningskjeden og redusere risiko over hele linjen.
Kontakt oss for å komme i gang.
Åpenhetsloven krever at organisasjoner som faller inn under lovens virkeområde skal fremme deres aktiviteter aktsomhetsvurderinger gjennom å publisere en offentlig redegjørelse. Redegjørelsen, også referert til som den “obligatoriske aktsomhetsrapporten”, må oppfylle minimumskravene fastsatt i første del av §5 a-c i Åpenhetsloven, og må offentliggjøres innen 30. juni hvert år.
Så, hvor skal du begynne? Etterhvert som selskaper jobber med å imøtekomme de nye kravene, er det naturlig å utvide bedriftens compliance-budsjettet. Hvis du tilfeldigvis anskaffer deg en programvare som gjør aktsomhetsarbeidet enkelt, er ikke dette nødvendigvis tilfelle.
På bildet nedenfor kan du se OECD Norges «aktsomhetshjul», som beskriver følgende 6 trinn (som dine nåværende ansatte kan håndtere enkelt i Transparency Gate.)
Organisasjoner, bedrifter, advokater, compliance, regnskapsførere, HR- og bærekraftsansvarlige har forskjellige tilnærminger til å jobbe med aktsomhetsvurderinger av leverandørkjeden. Med Transparency Gate har vi forenklet alt – Gjennom vår software gir vi deg all veiledning og verktøyene du trenger for å håndtere Åpenhetsloven og bli klar for offentlig rapportering hvert år. (I tillegg til det viktigste av alt: Å faktisk redusere risikoen for forholdene i forsyningskjeden som er regulert av loven.)
Åpenhetsloven og Forbrukertilsynet anbefaler å følge OECDs retningslinjer for aktsomhetsvurdering. Prosessen er beskrevet i bildet og er ment å gi veiledning for ansvarlig virksomhetsstyring.
Forutsatt at du allerede har forankret ansvarlighet i styret, etablert retningslinjer og valgt et styringssystem, er det egentlig bare tre trinn igjen for å bygge og publisere årsrapporten.
Dette er en liste over tolv viktige spørsmål som hver av de 9000 virksomhetene som omfattes av åpenhetsloven bør ha svar og dokumentasjon på før redegjørelsen publiseres. Anbefalt lesestoff: Forbrukertilsynets retningslinjer for aktsomhetsvurderinger.
Når de tre trinnene vi gikk gjennom tidligere er fullført, er du klar til å offentliggjøre hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle konsekvenser for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Det anbefales at rapporten publiseres på virksomhetens respektive nettsted(er) innen fristen 30. juni 2023, og oppdateres årlig. Rapporten kan også inngå i årsberetningen eller samfunnsansvarsrapporten etter regnskapsloven §3-3c.
Dersom det iverksettes tiltak eller avdekkes vesentlige endringer i risikobildet knyttet til Åpenhetsloven og OECDs retningslinjer, skal uttalelsen oppdateres uavhengig av den årlige fristen.
Den offentlige redegjørelsen og eventuelle endringer i oppgaven skal undertegnes etter reglene i regnskapsloven §3-5, og skal omfatte daglig leder og styremedlemmer.
Løsningen vår er satt opp etter beste praksis i tråd med Åpenhetsloven, OECD’s retningslinjer og internasjonale lover.
Utfør aktsomhetsvurdering i din organisasjon, forsyningskjede og kontrollèr risikoer i henhold til Åpenhetsloven §4 af.
Publiser rapporten på bedriftens nettside og sett opp en kommunikasjonskanal for å imøtekomme allmennhetens rett til informasjon.
DU KAN HÅNDTERE ALT I TRANSPARENT GATE
Åpenhetsloven reduserer risiko
Åpenhetsloven sikrer åpenhet om virksomheters respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i forbindelse med produksjon, og levering av produkter og tjenester.
Med full oversikt over leverandører, deres aktsomhetsvurderinger og tilhørende organisasjoner, blir det mulig å identifisere risikoer i leverandørkjeden og iverksette kontrolltiltak der de har størst effekt.
Utforsk kontrollsystemet vårt for compliance av Åpenhetsloven og OECDs retningslinjer, eller bare kontakt oss nå for å komme i gang.
Systemet er enkelt å bruke og leveres med flere verktøy som risikokontroll, statistikk og rapportering.
Kort svar: Ja. I de fleste tilfeller er dagens HR-ansatte mer enn i stand til å håndtere åpenhetsloven og dens krav så lenge de har et styringssystem. Tatt i betraktning at de allerede har relaterte ansvarsområder, kan de enkelt håndtere kravene som stilles av åpenhetsloven også.
Vi anbefaler å ta et kurs som dekker minst disse hovedemnene: Åpenhetsloven, OECD-retningslinjer, Aktsomhetsvurdering, og hvordan man effektivt kan arbeide med risiko for potensielle og faktiske konsekvenser i næringskjeden.
I de fleste tilfeller er de nåværende ansatte mer enn i stand til å håndtere de daglige aktivitetene knyttet til Åpenhetsloven og sørge for at bedriften overholder lovkravene. Tatt i betraktning at de allerede jobber med bærekraft, compliance, ESG og relatert ansvar, kan de i de fleste tilfeller enkelt håndtere kravene som stilles av Åpenhetsloven også.
Det anbefales imidlertid at alle ansatte som jobber med dette bruker et styringssystem spesielt bygget for å samsvare med kravene i Åpenhetsloven, og at de tar et kurs som dekker disse tre hovedemnene: Åpenhetsloven, OECDs retningslinjer, aktsomhetsvurdering, og hvordan å arbeide med risikoer for potensielle og faktiske påvirkninger på en bedrifts forsyningskjede.
Advokater kan være avgjørende for å kartlegge det juridiske landskapet for forretningsenheter og utføre kontroller. Dette gjelder spesielt i større virksomheter som har ulike innvirkninger på menneskerettighetene på nivåer av verdens forsyningskjede, men selv ikke de kan jobbe særlig effektivt med Åpenhetsloven, aktsomhetsvurderinger, stikkprøver eller kontrollfunksjoner, uten et styringssystem som gjør dette mulig.
I følge Åpenhetsloven og OECD er meningen; “Den detaljerte undersøkelsen av et selskap og dets journal over arbeidet for å kontrollere risikoen for faktiske og potensielle konsekvenser for forhold i forsyningskjeden og menneskerettigheter.
De tre prinsippene for aktsomhetsvurdering er; Identifisere, forhindre og gjøre rede for.
Du kan lese mer om hvordan dette reguleres av Åpenhetsloven.
Innkjøper eller kjøper er ansvarlig for å gjennomføre aktsomhetsvurdering fordi det er i kjøperens interesse å sikre at den vil motta nøyaktig det som er lovet av leverandøren.
I henhold til Åpenhetsloven har eierne av selskapet som kjøper og selger produkter, tjenester eller varer, ansvaret for aktsomhetsvurdering.
Finansiell aktsomhetsvurdering er en avgjørende vurdering av den økonomiske helsen til en virksomhet. Historie og nåværende ytelse settes under lupen for å muliggjøre fremtidige prognoser og identifisere potensielle risikoer.
I henhold til regnskapsloven bør en oppsummering av aktsomhetsvurderingen opprettet i henhold til Åpenhetsloven inngå i årsberetningen.
Avhengig av hvordan selskapet organiserer aktsomhetsarbeidet knyttet til negative påvirkninger på menneskerettigheter og leverandørkjederisiko, kan det i mange tilfeller være naturlig at internt ansvar faller innunder bærekraft-, ESG- eller GRC-avdelingene.
Visste du at vi har en kunnskapsbase? Naviger gjerne dit gjennom lenken: Utforsk vår kunnskapsbase.
Føl deg fri til å kontakt oss med spørsmål du måtte ha.
Her er noen nyttige ressurser for arbeid med virksomhetens aktsomhetsvurderinger, offentlig redegjørelse og Åpenhetsloven. I samarbeid med compliance eksperter og fagkilder har vi utformet noen kontrolldokumenter og dokument maler som kan hjelpe deg og virksomheten i gang:
For å be om veiledningen, dokumentet eller malen, vennligst send oss en e-post på help@transparencygate.com og ressursene vil ankomme din innboks snarlig.